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办公自动化

随着公司管理讯息化进程的不断深入,协同应用软件的概念已深入人心,而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度,是工作流系统主要解决的问题。

工作流系统相当于一个“万能模块”,其应用范围是非常广泛的:可应用于行政、财务、生产、研发、销售、人力资源管理、档案管理、客户服务等公司管理的方方面面。

通过OA管理员进行合理的工作流程设置,以及对员工进行基本的操作培训,熟悉并掌握好这些强大的工具,可对咱们的日常办公和公司管理提供极大的便利,可以使得公司运营更加高效、规范、稳健,事半功倍。

Office Automation内置的工作流子系统,依据通用化设计原则,经历多年的发展与完善,将国际通行的工作流理论模型与中国公司用户的实践完美结合,充分适应中国国情。可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理,可将协同工作过程的记录,便于日后审核与咨询。并实现业务数据的规范化录入、咨询、统计和存档。

简单来说,工作流就是把一项工作化解为多个步骤,由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的,在办公室里进行的很多不同类型的工作,都可以用工作流系统来表达,Office Automation的工作流由表单 和 流程这两个紧要因素构成:

表单:在工作流系统中,与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现,“表单”是数据的载体,相当于现实工作中的各类纸制或WORD工作单;在表单以外,还可以通过附件文件来传递数据与讯息。

流程:在工作流系统中,工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现,“流程”是工作过程和环节的描述,代表了一种制度或规范。

Office Automation工作流的一些概念:

1、工作流就是多人协同完成一项工作,简单而言,就是几个人按次序填写同一张“表单”,或者填写会签意见、传递附件。
2、表单可以由软件用户自行设计(一般由OA管理员设计好)。
3、Office Automation的表单格式可以用Dream Weaver、Front Page等网页设计工具或Word设计,设计好后复制、粘贴到OA的“表单智能设计器”中,再添加表单控件就可以了。
4、每个流程对应一个表单,不同流程可以共用同一个表单。
5、流程分为固定流程和自由流程两种,固定流程由固定步骤组成,用户事先需定义好,自由流程无需定义流程步骤,但需要指定新建权限。
6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等讯息。
7、固定流程第一个步骤设定的经办人,才有权新建该流程的工作;自由流程也需要设定好新建权限(倘使您察觉本人不能新建工作,就是由于没设置好第一个步骤的经办人)。
8、执行中的工作和已完成的工作,都可以通过工作咨询功能进行咨询。
9、任何流程都可以指定监控人员和咨询人员,监控人员可随时转交下步或终止流程(自由流程),监控人员和咨询人员都可以咨询该流程全部工作。OA系统管理员,可以咨询所有流程的工作。
10、固定流程并发含义是当某工作需要同期有多个步骤处理表单,可以使用并发功能。
11、自由流程预设含义是在自由流程转交时可以由当前主办人来预先设定好流程流转步骤,相当于将自由流程变为半固定半自由的流程。

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